Sistem Informasi Manajemen
Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (manajement information
system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem
informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen)
dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan
pengendalian.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM,
tetapi kenyataannya tidaklah
mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa
melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut bahwa SIM selalu berhubungan dengan
pengolahan informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information
processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM
tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem
informasi sebagai berikut :
1.
Sistem informasi akuntansi (accounting
information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2.
Sistem informasi
pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk
penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan
penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.
Sistem informasi
manajemen persediaan (inventory management information system).
4.
Sistem informasi
personalia (personnel information systems)
5.
Sistem informasi
distribusi (distribution information systems)
6.
Sistem informasi
pembelian (purchasing information systems)
7.
Sistem informasi
kekayaan (treasury information systems)
8.
Sistem informasi
analisis kredit (credit analiysis information systems)
9.
Sistem informasi
penelitian dan pengembangan (research and development information systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering information
systems)
Semua
sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada
semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level
management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen
tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat
terdiri dari direktur
utama president), direktur
(vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian,
teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat
terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level
management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan
pengawas. Top level management disebut juga dengan strategic level, middle
level management dengan tactica level dan lower management dengan tehcnical
level.
Ilmu Pengetahuan Manajemen
Ilmu manajemen atau penelitian operasional adalah penerapan metode ilmiah dan
teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di
antara konsep-konsep pokoknya adalah:
1.
Penekanan
ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode
2.
ilmiah pada
penelitian.
3.
Memakai model
matematis dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis.
4.
Bertujuan mencari
keputusan optimal atau kebijakan optimal.
Ilmu pengetahuan manajemen dalam
penyelesaiannya cenderung memakai kriteria ekonomis atau teknik daripada
kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis dalam memecahkan persoalan.
Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam organisasi yang paling
menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya
manajemen sediaan barang (inventory management) telah mendapat perhatian besar,
demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan
transportation routing), dan analisis penanaman modal.
Beberapa
teknik umum sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah:
·
Pemrograman
linier (linear programming)
·
Pemrograman integer (integer programming)
·
Pemrograman
dinamis (dynamic programming)
·
Teori pengantrian
(queueing theory)
·
Teori permainan
(game theory)
·
Teori keputusan
(decision theory)
·
Simulasi (simulation)
Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan
penting dalam system informasi manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu
pengetahuan manajemen telah mengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan
pemecahan berdasarkan komputer dalam banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan
sistematis dalam pemecahan persoalan, pemakaian model, teknik-teknik ilmu
pengetahuan manajemen, dan algoritma pemecahan berdasarkan komputer umumnya
digabungkan dalam rancangan SIM.
Teori
Manajemen
Dalam memahami evolusi konsep SIM, perkembangan
terakhir dalam teori manajemen cukup pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan
manajemen perkembangannya menekankan optimisasi sebagai tujuan, maka teori
manajemen sekarang menekankan pemuasan dan mempertimbangkan keterbatasan
manusia dalam mencari pemecahan. Sejumlah periset manajemen telah memusatkan
perhatian pada segi-segi keperilakuan dan motivasi pada struktur keorganisasian
serta sistem dalam organisasi. Perkembangan dalam teori manajemen ini penting
untuk merancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan system
manusia/mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model-model keputusan.
Konsep Pokok
Sebuah sistem informasi manajemen bukanlah sekedar
suatu perkembangan teknologis. SIM berhubungan dengan organisasi dan dengan
manusia pengolahnya. Oleh sebab itu pemahaman utuh terhadap sistem informasi
keorganisasian berdasarkan komputer harus juga termasuk memahami konsep-konsep
yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi.
Tanggapan berikut ini memperkenalkan konsep-konsep
utama secara singkat.
Pokok-pokok SIM
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen
fisik sebagai berikut:
1.
Perangkat keras
computer
2.
Perangkat lunak Perangkat
lunak sistem umum
Perangkat lunak terapan umum
Program aplikasi
3.
Database (data
yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4.
Prosedur
5.
Petugas
Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah subsistem
terapan yang lengkap terdiri dari:
Program untuk melaksanakan pengolahan computer
Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjukuntuk
operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya). Subsistem terapan dapat
diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran,
produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah
dilaksanakan.
Subsistem
fungsi keorganisasian
Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal
kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab
sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang sebagai sebuah gabungan
sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama
keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan
lainnya. Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok
atas mana subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi
beberapa subsistem yang lebih kecil.
MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN
KOMPETITIF
1. Lingkungan Perusahaan
Perusahaan dalam lingkungannya:
·
Pemerintah
·
Pelanggan
·
Pesaing
·
Pemasok
·
Serikat
·
Buruh,dll
2.
Keunggulan
Kompetitif
Banyak cara untuk mencapai keunggulan
kompetitif diantaranya: menyediakan barang dan jasa dengan harga murah;
menyediakan barang dan jasa lebih baik daripada pesaing; dan memenuhi kebutuhan
khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, “keunggulan
kompetitif” mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan “leverage” di
pasaran. Artinya, perusahaan tidak selamanya mengandalkan pada sumberdaya
fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang
unggul – data dan informasi yang dapat digunakan sama baiknya.
Beberapa perusahaan telah mendapatkan publikasi yangluas karena menggunakan
informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Diantaranya : American Airlines
dengan system pemesanan penerbangan “Sabre”; American Hospital Supply dengan
jaringan EDI (Electronic Data Interchange); dan Mc Kesson Drug dengan sistem
distribusinya yang disebut Economost.
Ada 3 pokok penting mengenai 3 contoh keunggulan
kompetitif di atas :
·
Tidak satupun
perusahaan di atas yang puas hanya mengandalkan sumberdaya fisik untuk menjadi
pesaing yang tangguh.
·
Tidak ada
aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan
secara terus menerus.
·
Ketiga perusahaan
tersebut memusatkan sumberdaya informasi mereka pada para pelanggannya.
3.
Sumberdaya
Informasi
Sumberdaya informasi terdiri dari:
perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, para spesialis informasi,
pemakai, fasilitas, database, dan informasi. Perusahaan harus mengelola
sumberdaya tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu perlu
manajer khusus yang mengelola jasa informasi. Selama ini ada beberapa istilah
yang lazim dikenal. Misalnya CEO (Chief Executive Officer) adalah orang yang
memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki
jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Beberapa istilah lain adalah
CFO (Chief Financial Officer) dan COO (Chief Operating Officer). Untuk manajer
jasa informasi dikenal istilah CIO (Chief Information Officer) yaitu manajer
jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk
memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area
operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan
sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:
·
Sediakan waktu
untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya.
·
Buat kemitraan
dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menunggu hingga diundang.
·
Fokuskan pada perbaikan
proses dasar bisnis.
·
Jelaskan
biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
·
Bangun
kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
·
Jangan bersifat
defensif.
4.
Perencanaan
Strategis
Perencanaan jangka panjang juga dikenal
sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan
memberikan perusahaan yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta
menentukan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Setelah rencana strategis ditetapkan, tiap
area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka
sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan
mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.
Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi
Transformasi kumpulan strategi
Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan
yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut pada tujuan strategis
perusahaan, disebut “kumpulan strategis organisasi”. Langkah kedua yang
tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan
perusahaan, disebut “kumpulan strategis SIM” yang terdiri dari sejumlah tujuan,
kendala, dan strategi. Pendekatan ini dinamakan “transformasi kumpulan
strategi”
Sistem Informasi Pemasaran
Jika
didefinisakan dalam arti yang luas, sistem informasi pemasaran adalah kegiatan
peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran
yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian
promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran
selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan
produk-produk perusahaan tersebut. Sistem informasi ini merupakan gabungan dari
keputusan yg berkaitan dengan:
·
Produk
·
Tempat
·
Promosi
·
Harga produk
Strategi pemasaran
Strategi
pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran semua
itu dikenal dengan 4P yaitu:
·
Produk
Ø apa
yang dibeli pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya
·
Promosi
Ø
berhubungan dengan semua cara yang mendorong
penjualan
·
Place
Ø
berhubungan dengan cara mendistribusikan produk
secara fisik kepada pelanggan melalui slauran distribusi
·
Price
Ø
terdiri dari semua element yang berhubungan
dengan apa yang dibayar oleh pelanggan
Komponen Sistem Informasi
pemasaran
Sistem
informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara
umum, yaitu:
a. Komponen
Input Pemasaran
Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi
pemasaran perusahaan. Subsistem intelejen pemasaran mengumpulkan informasi dari
lingkungan perusahaan yang berkaitan denganoperasi pemasaran. Subsistem
peneliti pemasaran menlakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran.
b. Komponen
Model Pemasaran
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai
dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk
input menjadi output. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan
untuk menghasilkan laporan keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga
produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan
produk lama,penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal,
pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.
c. Komponen
Basis Data Pemasaran
Data yang digunakan oleh Subsistem out put berasal dari data base.
Beberapa data dalam data base adalah unik bagi fungsi pemasaran, tapi banyak
yang berbagi dengan area fungsional lain.
d. Komponen
Output Pemasaran
Tiap Subsistem output menyediakan informasi tentang Subsistem itu sebagai
bagian dari bauran Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk
perusahaan. Subsistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklana
perusahaan dan penjualan langsung. Subsistem harga membantu manajer untuk
membuat keputusan harga.
Subsistem Sistem Informasi Pemasaran
1. Subsistem
Penelitian Pemasaran (Riset Pemasaran)
Subsistem penelitian pemasaran merupakan sistem yang berhubungan dengan
pengumpulan, pencatatan dan analisis data pelanggan dan calon pelanggan dan
calon pelanggan. Manajer pemasaran dapat mengunakan penelitian pemasaran untuk
mengumpulkan segala jenis informasi tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan
pada pelanggan dan calon pelanggan :
a) Data
primer
Data primer adalah data yang dikumpulkan perusahaan. Sedangkan data
sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain. Teknik yang digunakan
dalam pengumpulan data primer adalah wawancara mendalam, pengamatan dan
pengujian terkendali.
b) Data
sekunder
Data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain. Beberapa data
skunder harus dibeli dan sering tersedia dalam bentuk pita magnetik atau disket
untuk memudahkan pemasukan kedalam CBIS data sekunder yang lain seperti
tersedia diperpustakan.
2. Subsistem
Intelijen Pemasaran
Tiap area fungsional bertanggung jawab untuk menghubungkan perusahaan
dengan elemen-elemen tertentu dilingkungan pemsaran yang memliki tanggung jawab
utama pada pelanggan dan pesaing. Seperti area fungsional lainnya, pemasran
juga memiliki tanggung jawab pada pemerintah dan komunitas global.
3. Subsistem
Produk
Subsistem
produk berguna untuk membuat rencana produk baru.
a. Siklus
hidup produk
Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk
tiap unsur dalam bauran pemasaraan dan kemudian mengintegrasikan menjadi suatu
rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang disebut siklus
hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan-keputusan ini seperti
arti namanya siklus hidup produk.
b. Model
evaluasi produk baru
Keputusan untuk mengembangkan produk baru harus dipertimbangkan secara
matang dan dengan dasar keuangan yang baik dan dibuat oleh eksekutif.
Perusahaan yang memperkenalkan banyak produk baru mengembangkan suatu prosedur
formal yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti potensi tingkat keuntungan
dan efisiensi penggunaan sumber daya.
4. Subsistem
Tempat
pengambilan keputusan terhadap penentuan tempat yang sesuai dengan
pelemparan produk yg dihasilkan sangat menentukan tingkat penjualan produk.
Untuk itu, posisi subsistem ini sangat vital dalam keberadaanya.
5. Subsistem
Promosi
Subsistem promosi berfungsi untuk melakukan analisis terhadap promosi yg
dilakukan untuk meningkatkan penjualan.
6. Subsistem
Harga
Subsistem
harga berfungsi untuk membantu menetapkan harga terhadap produk yg dihasilkan.
a. Penetuan
harga berdasarkan biaya
Beberapa poerusahaan menggunakan penentuan harga berdasarkan biaya
dengan menentukan biaya-biaya mereka dan menambahkan markup yang diinginkan.
Jika perusahaan memilki SIA yang baik, tersedia data biaya yang akurat mambuat
tugas Subsistem harga menjadi mudah untuk mendukung penentuan harga berdasarkan
biaya.
b. Penentuan
harga berdasarkan permintaan
Kebijakan harga yang kurang berhati-hati adalah penentuan harga
berdasrakan permintaan yang menetapkan harga sesuai dengan nilai yang
ditempatkan oleh konsumen terhadap produk.